Scrivere un’email efficace è un’arte ma non serve essere Manzoni o Leopardi. Anzi, meglio farsi ispirare dai futuristi: prediligi la velocità e la funzionalità brutale all’eleganza. Segui queste poche regole di base e guarda gli esempi per fare in modo che i tuoi messaggi vengano sempre letti e capiti.
Gli elementi di base per scrivere un’email di successo
Poche regole di base:
- Un oggetto chiaro e conciso
- Una richiesta chiara nella prima frase
- Il corpo del messaggio ben formattato
- Una conclusione con ripetuta la richiesta della prima frase
- Rileggi, rifinisci e correggi tono e grammatica prima di spedire
La struttura di un’email di successo è quella iterativa che usano i migliori comunicatori: “glielo dico, gli dico ciò che ho detto, glielo dico di nuovo”.
Oggetto dell’email
Spesso l’oggetto è l’unico testo che verrà letto: deve catturare l’attenzione e giustificare il tempo necessario a leggere e rispondere. Pensaci un attimo: se vedi un’email con oggetto solo la parola “Domanda” cosa ti viene in mente di fare? A meno che non sia arrivata da mio padre, quell’email va dritto nel cestino, non la leggo neanche. Dedico due ore al giorno max a leggere e rispondere alle email, decido la priorità di cosa leggere e cosa ignorare sull’oggetto.
L’oggetto efficace dell’email è come il titolo di un giornale: meglio che abbia un verbo se c’è necessità di un’azione e chiarisca il livello di urgenza.
Per esempio:
| ✅BUONO | ❌PESSIMO |
|---|---|
| Richiesta riunione per completare progetto Cliente | Riunione |
Il buon esempio dà chiare indicazioni sul perché quel messaggio va aperto. Il pessimo esempio finisce in fondo alla lista di priorità o direttamente nel cestino.
Corpo dell’email
Qui purtroppo l’educazione classica italiana non ci aiuta. Siamo prolissi e a scuola ci premiano per prolissità. Invece dobbiamo fare uno sforzo di sintesi perché la triste verità è che online non legge nessuno. Ci sono molti studi che confermano che chi legge online salta con gli occhi sullo schermo e raramente arriva alla fine della pagina.
Meno scrivi e meglio è. E quel poco che scrivi, meglio distanziarlo, evidenziando le parole chiave con grassetto o altri semplici artifici grafici.
| ✅BUONO | ❌PESSIMO |
|---|---|
| Oggetto: Revisione presentazione in preparazione a riunione con Cliente
Cara Giovanna, Ho ricevuto indicazioni dal capo che dobbiamo fare una presentazione al Cliente entro 10 giorni. Ci chiede due nuove slide per chiarire la funzione delle travi portanti. Entro mercoledì della settimana prossima dobbiamo essere pronti a fare una demo interna. Sono libero per un’ora lunedì alle 10 e alle 15. Altrimenti martedì mattina ma sarebbe meglio lasciarci un giorno extra in via cautelare. Mandami un invito per uno di questi slot o dammi la tua disponibilità per una riunione tra noi due. A presto, |
Oggetto: riunione
Cara Giovanna, Come ben sai in questo periodo siamo coinvolti con un cliente alquanto complicato. Si tratta dell’ennesima rogna tirata su dal collega incapace di cui si parlava l’altro giorno… scelte infelici che si accumulano e ora ci tocca fare una riunione per risolvere. Ci hanno chiesto di rifare una presentazione ma vanno fatte modifiche. Quando hai tempo? E giacché ci siamo, mia moglie ha chiesto se tu e Francesco non volete venire a cena da noi questo fine settimana. Ci ha fatto piacere il vostro invito il mese scorso e vorremmo ricambiare. Saluti, |
Facile vedere gli errori del testo pessimo. Facciamo la lista partendo dal notare che c’è scritto troppo:
- Mai scrivere nell’email opinioni personali su un collega poco efficace e un cliente rognoso: l’email non è mai privata, ti si può ritorcere contro.
- L’oggetto principale (dobbiamo fare una riunione) è affossato in mezzo a opinioni personali e non ha suggerimenti chiari su come procedere: entro quando bisogna fare la riunione? Chi invitare? Sicuramente Giovanna dovrà fare lavoro extra prima di avere anche l’oggetto secondario (dobbiamo modificare la presentazione) non ha dettagli: chi lo dice? Cosa va modificato?
- Inoltre, il messaggio mescola lavoro con piacere. Sono due messaggi in uno, ma con due priorità e contesti completamente diversi. Meglio scrivere un messaggio separato per l’invito a cena.
Nel testo buono invece ci sono un po’ di esempi da seguire:
- Le frasi sono separate da paragrafi. Più “aria” c’è e più diventa leggibile il testo sullo schermo.
- Le parole chiave sono in grassetto, attraggono l’occhio di chi legge.
- Le richieste sono chiare, nessuna distrazione possibile dall’obiettivo: Giorgio e Giovanna devono aggiungere due slide entro mercoledì per fare la presentazione internamente prima di presentare al cliente.
- Tono professionale, nessun riferimento a gossip interni né opinioni personali. Quelli è sempre meglio evitarli.
- Chiara disponibilità di tempo per la riunione, Giovanna deve rispondere solo con un invito all’agenda elettronica e via, non sono necessari altri scambi epistolari. A meno che il calendario di Giovanna sia bloccato; anche in quel caso Giorgio fornisce istruzioni su come procedere.
A volte abbiamo avuto la tentazione di scrivere un’email brevissima che può essere contenuta interamente nell’oggetto. Per esempio:
Sei disponibile giovedì per riunione progetto Cliente? -FINE
La parola FINE serve a chiarire che hai fatto apposta a lasciare il messaggio vuoto. Per fortuna non ne riceviamo tanti di messaggi così, visto che per questi messaggi brevi ci sono le chat. Tu che ne pensi?
One thought on “Come scrivere un’email che verrà letta e capita”