Usare Slack al meglio: 10 consigli utili

Usare Slack non è difficile ma va domato. Nel 2015, Slack ha promesso di uccidere la posta elettronica. La nuova app basata sul Web avrebbe fatto magie, permettendo ai team distribuiti ad aumentare il rapporto segnale / rumore attraverso i canali di comunicazione, concentrarsi su ciò che è importante e offrire un luogo pulito e ricercabile per conversazioni preziose.

Avanti veloce al 2019 e abbiamo (ancora) e-mail, Team, Meet, GoToMeeting, Skype, SMS / MMS, FaceTime e Slack – tutti usati al lavoro tutto il tempo (e ci fanno impazzire tutti).

Da un articolo di Time.com del 2015 :

Lavora su Slack per alcuni giorni e capirai perché la gente pensa che possa uccidere la forma di comunicazione più temuta: l’email.

Non necessariamente, nella mia esperienza. Il mio primo utilizzo di Slack è stato alla OpenStack Foundation (OSF), un team altamente distribuito di circa 20 persone sparse in tutto il mondo da Taiwan alla Francia e in tutti gli Stati Uniti in vari fusi orari. Ho introdotto gradualmente lo strumento ai dipendenti di OpenStack e ai consulenti, addestrando lentamente le persone sulle sue funzionalità. Era obbligatorio unirsi ad esso, sebbene non tutti usassero il client Slack – molti preferivano il gateway IRC (ora fuori produzione). Slack non ha ridotto le e-mail, ma alla fine ha messo tutti i membri del team OSF insieme ai coundatonsulenti su un’unica piattaforma. Scambi rapidi potrebbero avvenire in tempo reale tra tutti i team, archivi ricercabili e integrazioni con altre app: tutte cose di cui IRC ha goduto per molti anni ma non ha reso molto accessibile a persone impegnate senza la pazienza di configurare un bouncer IRC privato.

Il fatto è che Slack è una bestia e puoi ridurre il rumore solo se impari a domarla. Ci sono molte guide là fuori, ma ecco i miei suggerimenti per usare Slack in modo più produttivo, in base ai miei anni di esperienza.

1. In azienda tutti devono usare Slack.  Scoraggia l’uso di altri canali (WhatsApp, SMS, FaceTime, Skype…) per mantenere snella la comunicazione. Migra tutte le discussioni veloci su Slack, rendendolo la fonte di autorità per le comunicazioni aziendali.
2. Usa Slack solo per lo scopo previsto: conversazioni e aggiornamenti rapidi a breve termine. Lascia conversazioni più riflessive a email di lunga durata . Regola pratica: se il tuo messaggio è più lungo di 2 frasi, passa alla posta elettronica.
3. Preferisci sempre le chat room piuttosto che la messaggistica 1-1: è più probabile che un gruppo abbia risposte per te. Inoltre, la condivisione di domande e aggiornamenti di stato con il gruppo rafforzerà il cameratismo e mostrerà i tuoi contributi al team. Ricorda inoltre che i messaggi diretti possono essere di disturbo: richiedono un’attenzione immediata da parte del destinatario. Troppe stanze private e messaggi diretti aumentano solo il rumore e possono duplicare inutilmente le comunicazioni.
4. Vai subito al tuo punto quando inizi una conversazione. Non dire semplicemente “Ehi …” o “ci sei?” o “posso chiederti una cosa?” e quindi attendere che l’altra parte risponda. Accelera la comunicazione  mettendo l’intera frase o domanda in una riga, come “Hey @Stef, il frigo è pieno di cioccolato. Vuoi riciclarne un po’?”
5. Non fare affidamento sull’archivio di Slack come sostituto di documentazione adeguata. Se qualcosa di importante viene discusso su Slack e viene presa una decisione, condividi quella decisione dove è importante. Potrebbe essere un pezzo di documentazione, un ticket Jira, un post sul forum o un’e-mail al team. Lavorando da remoto, non ci si può aspettare che nessuno analizzi e comprenda centinaia di messaggi non letti quando si sveglia! E i risultati della ricerca sono difficili da analizzare.
6. Usa il canale giusto per il messaggio giusto. Ogni stanza dovrebbe avere un oggetto ben definito: se non ce n’è uno, è un bug che deve essere corretto. Se due stanze hanno argomenti simili, considera di archiviarne una. Se stai per creare una nuova stanza, chiediti se potresti riutilizzare una di quelle esistenti (ne parleremo più avanti).
7. Iscriviti solo ai canali che sono rilevanti per te in modo da poter puntare allo zero non letti. Inizia la tua giornata cancellando tutti i messaggi non letti  in una volta e rivedi la coda al tuo ritmo. Lo pulisco a intervalli regolari durante il giorno. In questo modo rimango in contatto con la mia squadra e anche con le altre squadre.
8. Addomestica le notifiche . Tra app mobili e desktop, Slack diventa fastidioso molto rapidamente. Imposta un programma Non disturbare in base al tuo normale orario di lavoro e posticipa temporaneamente le notifiche quando devi concentrarti.
9. In generale, i messaggi di evitare che solo dire “grazie,” wow”, “bella”, ecc perché non aggiungono segnale alla conversazione; invece si aggiungono al conteggio dei messaggi non letti provocando distrazioni. Prova invece a usare le reazioni Slack. Passa il mouse in alto a destra del messaggio per il quale desideri lasciare un commento e fai clic sul pulsante con la faccina sorridente. Usa le emoji per dare la stessa sensazione senza ingombrare la cronologia della chat. Oppure invia un messaggio privato all’autore, se pensi che apprezzerà una nota personale o se una nota personale è importante per te. Ci sono eccezioni per annunci importanti come neonati, matrimoni e altri traguardi importanti.
   
10. E infine, dovrei creare un nuovo canale Slack?  Risposta breve? No. Seriamente, considera l’archiviazione di un canale prima di aprirne uno nuovo. Se devi, però, ecco alcune semplici domande da porsi prima di aprire una nuova stanza:

• Qual è l’oggetto della stanza? Scrivi una frase. Ti sembra chiaro? Chiedi a un collega: saprebbe cosa ci sarebbe in tema e fuori tema?
• Chi dovresti invitare a entrare nella stanza? Riuscite già a trovarne la maggior parte attivi in ​​altre stanze? Quanta sovrapposizione c’è con le altre stanze?

Con queste risposte, scoprirai che la maggior parte delle volte è una buona idea creare una nuova stanza solo per seguire insieme un evento o per comunicare durante una crisi. Queste stanze dovrebbero anche essere archiviate religiosamente una volta che l’evento / crisi è terminato e una sintesi è stata scritta. Per le stanze di lunga durata, la maggior parte delle volte puoi riutilizzare ciò che è già disponibile. Il mito del “troppo traffico in una stanza” è falso. Diffondere conversazioni pertinenti in stanze diverse è un problema molto peggiore  da risolvere rispetto allo scorrere i messaggi non letti in una singola stanza.

Queste sono le mie opinioni e raccomandazioni personali basate su anni di esperienza nella gestione di comunità open source. Lascia i tuoi commenti qui sotto o su Telegram: com’è la tua esperienza con Slack?