Come usare l’email per migliorare il rapporto coi colleghi remoti

La posta elettronica, insieme alle chat sono probabilmente la fonte maggiore di interruzioni alla tua concentrazione. Se hai la sensazione costante di non avere tempo è perché tutti siamo distratti e interrotti di continuo. Per creare tempo devi limitare le interruzioni.

Il buon remotato tratta l’email come un appuntamento: ogni giorno dedica dei blocchi di tempo predefiniti a leggere e rispondere ai messaggi. Raggruppare le attività legate alla posta consente di rendere il compito più efficiente. In realtà, qualsiasi attività andrebbe fatta in blocchi di tempo dedicati: il multi-tasking è dimostrato ha effetti deleteri sulla salute. Per prima cosa, mantieni un’agenda visibile ai colleghi con i tuoi impegni. Lì dovrai mettere chiaramente visibili dei blocchi di tempo dedicati a rispondere alle mail, questo ti aiutera’ anche a programmare altri impegni fondamentali, tipo la pennichella.

I tuoi colleghi però potrebbero avere l’impressione antica che la loro email è urgente (lo pensano tutti, e sbagliano) e se non vedono una tua risposta immediata potrebbero prenderla male. Come gestire i colleghi ansiosi?

Il primo passo è l’impostazione di una risposta automatica! Sapere che chi ti ha scritto viene informato delle tue abitudini ti aiuterà a concentrarti sui tuoi incarichi di lavoro, figli, pasti, bucato…

Cosa scrivere nel messaggio di risposta automatica

Il messaggio dovrà essere breve, cinque frasi o meno, con tono professionale e contenere due elementi:

• I tuoi blocchi di tempo in cui abitualmente controlli la posta. Se viaggi o scambi messaggi con persone all’estero, ricordati di specificare il fuso orario.
• istruzioni per raggiungerti in casi che richiedono tempestività, nel caso rarissimo in cui ci sia reale urgenza. Potrebbe essere il tuo numero di cellulare oppure il tuo assistente, reale o virtuale (ne parleremo in dettaglio in futuro).

Ecco un esempio di auto-risposta tratto dal best-seller internazionale “4 ore alla settimana” di Tim Ferris:

Saluti, amici [o stimati colleghi],

A causa dell'elevato carico di lavoro, sto attualmente controllando e rispondendo
alle e-mail due volte al giorno alle 12:00 CET [o il tuo fuso orario] e 16:00 CET.

Se hai bisogno di assistenza urgente (assicurati che sia urgente) che non può
aspettare, contattatemi telefonicamente al 555-555-5555.

Grazie per aver compreso che questo mi aiuta a fare di più per servirti meglio.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Oppure qualcosa di simile, più breve e mette l’enfasi sul tuo desiderio di prestare attenzione ai messaggi, invece di rispondere mentre sei in fila al supermercato:

Salve,

Per garantire la massima attenzione al tuo messaggio e qualità alle risposte,
controllo la posta due volte al giorno alle 10:00 CET e alle 15:00 CET. 
Risponderò al più presto.

Se è veramente urgente e non puoi aspettare qualche ora, chiamami sul 
cellulare (oppure contatta il mio assistente).

A presto,

Da notare che in questo messaggio non c’è il tuo numero di cellulare, o il contatto del tuo assistente: questo è una sorta di filtro automatico, dà accesso alla tua attenziona a chi ti conosce.

Prova a mettere un autoresponditore alla tua casella di posta e continua a migliorarlo in base ai commenti che ricevi. Non è detto che funzioni subito, magari qualcuno si lamenterà anche ma non scoraggiarti. Ogni nuova abitudine ha bisogno di un periodo di rodaggio.

E tu, che messaggio usi? Condividilo nei commenti.