L’email è l’arma più potente del remotato: se usata con intelligenza e sapienza, un’email può rendere inutili discussioni dal vivo o accelerarle in modo drammatico.
Un’email ben composta ha quattro elementi fondamentali:
- Un obiettivo specifico chiarito già nell’oggetto
- Una richiesta specifica per il destinatario chiara già nella prima frase
- I paragrafi scritti in modo diretto e facile da leggere
- La richiesta (call to action, scadenze) ripetuta in fondo al messaggio
Nelle email ogni parola scritta in più porta con sè rischi di essere fraintesa o distrarre. Per questo è bene usare la lingua nel modo più pulito possibile, togliendo quanto più possibile aggettivi, abbreviazioni astruse e circonlocuzioni.
Mettiti nei panni di chi legge: non ha molto tempo a disposizione, vuole andare direttamente al punto e probabilmente sta in fila al supermercato o seduto sul trono. Aiutali a capire rapidamente cosa vuoi ottenere e perché quello che scrivi è importante.
Per esempio, un collega ci manda un email chiedendo un commento sulla presentazione di una sua idea al consiglio di amministrazione. Una risposta valida al messaggio di Franca potrebbe essere:
Cara Franca, Ottimo lavoro. Alcuni appunti:
-
- Molto chiara la struttura presentazione, breve e dritta al sodo
- Suggerisco di aggiungere una pagina sugli incassi previsti
- Invitami a una riunione di 45 minuti martedì la settimana prossima alle 10 per discutere i dettagli
A presto,
Un messaggio praticamente perfetto 36 parole, salvo i convenevoli, ben organizzate in tre punti molto chiari:
- Feedback positivo, Franca è sulla buona strada
- Suggerimento su come procedere
- Infine, una richiesta chiara per il prossimo passo, la riunione di 45 minuti la settimana prossima
Come si può rovinare un messaggio così? Con l’intelligenza artificiale! Esiste un progetto ancora nella sua infanzia che promette di rovinare email come il nostro esempio con ricami e panegirici per “ingentilire” il messaggio.
È come tornare agli anni 50, quando nessuno riceveva il volume di missive dei nostri tempi. Mette in evidenza, però come molti tendano ancora a comunicare “con le buone maniere” di un’altra epoca — che non servono più se si vuole finire il lavoro e staccarsi dal computer prima o poi.
Ma, come si sa, la Silicon Valley pensa di poter migliorare tutto. Ed ecco come Compose.ai minaccia di trasformare automaticamente messaggi come le nostre 30 parole in qualcosa tipo:
Cara Franca,
Ottimo lavoro! Mi piace veramente molto. Se fossi in te penserei di aggiungere qualche dettaglio sugli incassi che vi aspettate in modo da tranquillizzare gli investitori potenziali e dimostrare che ci hai fatto i conti.
Facciamo due chiacchiere la settimana prossima. Sono disponibile martedì prossimo per una riunione alle 10 per 45 minuti.
Sono molto contento di sentirti, continua così: sei sulla buona strada
A presto,
60 e passa parole per dire le stesse cose in modo più elaborato.
Così il sistema artificiale aiuterebbe chi scrive a essere meno ‘asciutto’ con l’evidente svantaggio di consumare maggiori risorse del cervello di chi riceve l’email: invece di leggere e digerire 30 parole deve processarne il doppio.
Diciamocelo: certa ricerca sulla IA va nella direzione sbagliata.
One thought on “Un esempio di email rovinata dall’intelligenza artificiale”